On part de votre tâche
Avant la séance, chaque participant nomme une tâche qu'il répète chaque semaine et qui l'ennuie. C'est le seul devoir. C'est aussi ce qui rend la suite utile.
La plupart des formations à l'IA échouent pour une raison simple : elles montrent l'outil au lieu de faire travailler avec. Trois jours plus tard, personne n'a rouvert l'application. Ce qui suit décrit une autre façon de procéder, celle qu'on applique sur le terrain, de Genève à Neuchâtel.
Ce n'est pas une question de qualité du formateur ni de niveau du public. C'est une question de matière : on montre des exemples impressionnants sur des cas qui ne ressemblent pas au travail des participants.
Un exemple de rédaction d'article de blog n'intéresse pas un comptable. Une démonstration de génération d'images ne parle pas à une assistante de direction qui traite soixante courriels par jour. Le participant comprend, trouve ça bien fait, et ne transpose jamais.
Ce qui ne s'applique pas au travail de lundi n'a jamais été appris.
Le même quel que soit le format, seule la profondeur change.
Avant la séance, chaque participant nomme une tâche qu'il répète chaque semaine et qui l'ennuie. C'est le seul devoir. C'est aussi ce qui rend la suite utile.
Pas de démonstration sur un cas d'école : on ouvre vos vrais fichiers et on traite votre vraie tâche, avec les ratés que ça comporte. Les ratés sont la partie utile.
Ce qui a marché est transformé en instruction écrite, réutilisable, adaptée à votre métier et à votre vocabulaire. C'est ce que vous emportez, pas des captures d'écran.
Ce que l'outil se trompe encore à faire, comment le repérer, et quelles données ne doivent pas sortir de l'entreprise. Cette partie-là n'est jamais dans les formations commerciales.
En Suisse, la question n'est pas « a-t-on le droit d'utiliser l'IA » mais « quelles informations peut-on lui confier ». Les serveurs sont à l'étranger, la nLPD s'applique, et les réponses varient selon qu'il s'agit d'un compte rendu de réunion ou d'un dossier nominatif.
C'est traité en séance, avec des exemples issus de votre secteur, parce qu'une équipe qui ne sait pas où est la ligne fait l'un des deux choix suivants : elle n'utilise rien, ou elle envoie tout. Les deux coûtent cher.
Une demi-journée, seul ou à deux. On installe l'outil, on traite deux de vos tâches récurrentes, vous repartez avec les consignes écrites.
Pour qui : indépendant, dirigeant, ou responsable qui veut se faire une opinion avant d'engager son équipe.
Une journée, jusqu'à huit personnes. Chacun arrive avec sa tâche, repart avec sa consigne. On traite aussi le cadre : ce qui sort de l'entreprise et ce qui n'en sort pas.
Pour qui : entreprise qui veut que ses collaborateurs s'en servent vraiment, pas qu'ils aient assisté à une présentation.
Plusieurs séances réparties sur quelques semaines, entre lesquelles l'équipe pratique. On corrige ce qui coince, on automatise ce qui mérite de l'être.
Pour qui : organisation qui veut passer de l'essai isolé à un usage installé dans les processus.
Les tarifs dépendent du nombre de participants, du déplacement et de la préparation nécessaire sur vos dossiers. Ils sont donnés à la demande, après un échange de quinze minutes qui sert surtout à vérifier que le format proposé est le bon.
Le programme ci-dessous est celui de l'atelier d'équipe. La prise en main suit la même logique sur une demi-journée, l'accompagnement l'étale sur plusieurs séances.
On commence par démonter deux idées reçues, celle qui surestime et celle qui sous-estime. L'IA ne comprend pas votre métier, elle reproduit des régularités de langage avec une qualité qui rend cette distinction invisible à l'œil nu. Savoir cela change la façon de formuler une demande et de relire une réponse, et c'est la seule notion théorique de la journée. Tout le reste se fait avec les mains.
Chacun ouvre ensuite sa propre tâche, celle annoncée avant la séance. On la traite en direct, à l'écran, avec les hésitations et les résultats médiocres du premier essai. C'est la partie que les formations commerciales évitent parce qu'elle n'est pas spectaculaire ; c'est aussi la seule qui apprend quelque chose. On voit pourquoi une demande vague produit une réponse vague, et ce qu'il faut ajouter pour que le résultat devienne utilisable.
Ce qui a fonctionné le matin est transformé en consigne écrite : un texte de dix à vingt lignes qui décrit le contexte de l'entreprise, le format attendu, le ton, les interdits et les cas particuliers. Cette consigne est testée sur trois cas différents, corrigée, puis conservée. C'est le livrable réel de la journée. Une capture d'écran ne sert à rien quinze jours plus tard, un texte que l'on colle en tête de conversation sert tous les jours.
On cherche délibérément à faire échouer l'outil sur vos propres dossiers. Faire produire une erreur sous vos yeux vaut mieux que dix avertissements théoriques : on repère ensemble à quoi ressemble une réponse fausse, laquelle est toujours aussi bien écrite qu'une réponse juste. C'est le moment de la journée où les participants deviennent prudents pour de bon.
La journée se termine sur la question des données. Chaque type d'information courant dans votre métier est classé : ce qui peut sortir, ce qui sort sous condition contractuelle, ce qui ne sort pas. Le résultat tient sur une page et devient une règle interne applicable par des gens qui n'étaient pas présents.
Les tâches qui reviennent le plus souvent en séance, par famille de métier. Ce sont des exemples de départ, pas un catalogue : la vraie liste est celle que les participants apportent.
Tri et réponse aux courriels répétitifs, comptes rendus de réunion à partir de notes brutes, mise en forme de documents, extraction d'informations dans des PDF reçus, rédaction de courriers types adaptés au cas.
Lecture de pièces, préparation de la saisie, contrôle de cohérence entre un tableau et un justificatif, rédaction des demandes de pièces manquantes, synthèse d'un dossier client avant un rendez-vous.
Préparation d'un rendez-vous à partir de l'historique, rédaction d'offres à partir d'un modèle, relances, réponses aux objections récurrentes, remise en forme d'un compte rendu d'appel en fiche exploitable.
Lecture rapide d'un dossier volumineux, comparaison de deux options avec leurs conséquences, préparation d'une décision, rédaction d'une note interne, relecture critique d'un document avant diffusion.
Rédaction de documentation, cahiers des charges, comptes rendus techniques, et pour ceux qui touchent au code, l'usage direct de Claude Code sur les fichiers du projet.
Tri de candidatures selon des critères écrits, préparation d'entretiens, rédaction de fiches de poste, synthèse d'enquêtes internes. Avec une vigilance particulière sur les données personnelles, traitée en séance.
La plupart des formations se terminent sur un questionnaire de satisfaction rempli à chaud, qui mesure l'agrément de la journée et rien d'autre. Ce n'est pas ce qui intéresse une entreprise qui a payé une journée de travail à huit personnes.
La mesure utile se fait quelques semaines plus tard, et elle tient en trois questions auxquelles on peut répondre par oui ou par non : la tâche traitée en séance est-elle encore faite avec l'outil aujourd'hui, le temps qu'elle prend a-t-il diminué, et quelqu'un a-t-il transposé la méthode à une deuxième tâche sans qu'on le lui demande.
Une formation qui obtient trois oui a servi. Une formation qui obtient trois non n'a pas servi, quelle que soit la note de satisfaction du jour même. C'est la raison du point à distance inclus dans chaque format : il sert à constater, et à débloquer si besoin.
Trois cas où il vaut mieux ne pas faire de formation tout de suite, et le dire est plus honnête que de vendre.
Non. Le niveau de départ importe peu, parce qu'on ne part pas de l'outil mais de votre tâche. Les participants qui n'ont jamais rien ouvert progressent souvent plus vite que ceux qui ont pris de mauvaises habitudes en autodidacte.
Huit pour l'atelier d'équipe en présentiel, quatre à distance. Au-delà, on ne peut plus traiter la tâche de chacun, et la séance redevient une démonstration.
Claude par défaut, parce que c'est celui que j'utilise quotidiennement et que sa gestion des documents longs correspond au travail de bureau. Si votre entreprise a déjà déployé un autre outil, on travaille avec celui-là : la méthode ne dépend pas du fournisseur.
Pour la séance, une version gratuite suffit à la plupart des exercices. Pour l'usage quotidien qui suit, un abonnement individuel devient vite nécessaire, et pour une équipe c'est le cadre contractuel qui compte davantage que le nombre de messages. Le sujet est traité en séance, avec les ordres de grandeur du moment.
C'est le risque réel, et il se traite en amont : chaque participant arrive avec une tâche qu'il a lui-même choisie parce qu'elle l'ennuie. Quelqu'un qui travaille sur son propre irritant ne décroche pas. Quand une équipe entière est réticente, la cause est presque toujours ailleurs, et une formation ne la réglera pas.
Un échange court suffit à savoir quel format correspond à votre situation, et s'il y a lieu de faire quelque chose du tout.
Les formations sont animées par David Zbinden, consultant en automatisation IA à Morges. Elles s'inscrivent dans l'activité de TimeKraft, qui accompagne les entreprises suisses sur l'automatisation de leurs tâches répétitives.
Deux contextes reviennent souvent, avec des contraintes différentes.
Entreprises de dix à cinquante personnes, métiers de service, pression sur les coûts administratifs. On part des tâches qui reviennent chaque semaine.
Finance, droit, organisations internationales : des métiers où la question n'est pas l'outil, mais ce qu'on a le droit de lui confier.